從學生時期舉辦社團活動，到出社會統計客戶人數，再到婚禮統計賓客數量。只要有辦過活動、籌備過婚禮的人一定能懂，「統計出席人數」、「調查出席意願」，是最令人生厭的必經過程。「不確定能否出席」、「傳了訊息卻已讀不回」、「傳了訊息總是未讀」、「已讀卻總是半夜才回」、「在 Deadline 之前永遠無法拿定主意的人」、「說要出席卻大遲到」、「沒有受邀卻硬是要來」……與人有關的問題總是特別棘手、特別麻煩。
讓在婚禮上身經百戰的我們，給你一些統計喜宴出席人數的小小建議。
與錢有關 – 確認喜宴會場的低消與最高容納桌數
第一點，是最基本也是非常重要的一點。
首先，先確認好喜宴會場的「低消」，需要幾桌才能達到低消，倘若桌數不足，是否能夠用提高餐價彌補？
相對的，場地最高容納桌數是幾桌，會不會太過擁擠，賓客的椅子拉開後是否還有逐桌敬酒的空間、宴會廳上菜有沒有問題。
喜宴會場是否有提供「預備桌」還是「寄桌」的服務？若有，是幾桌，相關規定是什麼？
最壞打算 – 爆桌怎麼辦？
第二點，了解基本桌數之後，請先做最壞打算：爆桌。
萬一爆桌的話，該婚宴場地是否還有其他容納空間？例如開立隔壁廳房，或者移動部分賓客到其他廳房、其他包廂。
又或者需要擺放到廳房外面走廊上，甚至是「完全沒有辦法處理爆桌的狀況」，這些都需要瞭解清楚。
爆桌是最糟糕的狀況，除了容納不下之外，也會讓影響到出餐速度、出菜狀況、甚至造成喜宴的流程延遲，請新人們務必抓緊人數，統計清楚人數。
分門別類 – 桌數分開統計
第三，請將男方與女方的桌數分開統計，新郎新娘各自邀請朋友，更能掌握狀況。此外，若有大量的共同朋友，請新人事先分配好誰來邀請，該算哪邊的朋友，喜宴當天該如何收禮金？
與長輩們的朋友分開統計，預先設定好桌數上限後，請讓爸爸媽媽自行規劃他們想要邀請的親戚朋友們。禮貌上能讓長輩得到尊重，在婚禮籌備上也讓長輩多一份參與感。
Step By Step – 擬定時間軸
第四，以我們的經驗給予大家一個大致上的統計賓客人數的時間軸。
1. 婚禮前半年，可以開始放消息，請朋友們留時間。並提醒長輩開始邀約朋友囉！
2.婚禮前3個月，使用通訊軟體 (FaceBook、Line、Whatsapp 等) 開始詢問並統計人數。
提醒長輩需要抓大致上的桌數、人數。
3.婚禮前2個月，依照上述統計結果估計喜帖數量，挑選喜帖廠商。
製作網路問卷，確認詳細的出席人數、是否攜家帶眷、家人是否吃素、是否有幼兒需要特別準備兒童座椅。
此時，再次的提醒長輩們需要報大概的出席人數，好發放喜帖。
4.婚禮前1.5個月，發放喜帖。發放後請通知客人們留意信箱，並再次強調務必準時出席，提醒長輩喜帖發放之後要統計確切的人數與桌數了！
5.婚禮前1個月，一一「打電話」確認出席狀況。是否攜伴參加、是否食用素食、是否有嬰幼兒需要準備兒童座椅或兒童餐具。
請長輩們協助打電話確認他們所邀約的親友，並告知長輩「爆桌的嚴重程度」、「爆桌的沒有面子」、「爆桌的延遲用餐」。
調整心情
第五，說起來簡單，做起來很難。請新郎新娘平均分配婚禮的所有事宜，並肩作戰、互相支持。
當心情已經在崩潰邊緣時，請暫停籌備婚禮的所有事項，當統計人數已經在快要暴怒的火線上時，請暫停統計。
等待心情稍稍平靜後，在一項項、一位位追蹤出席狀況。
難以連絡、訊息總是很晚回覆的朋友，請新人直接打電話給他，當打電話時，相信你的氣也已消一半。
面對總是猶豫不決，無法確認出席與否、出席人數的這類優柔寡斷的朋友，請直接告知他「你所面臨的難處」（也就是他這樣會造成你們什麼樣的困擾）
「我知道你很忙，但如果 x 月 x 號前沒確認人數，會造成我們沒辦法安排其他賓客的桌次，再麻煩你協助讓我們的婚禮進行更順利噢！」
善用工具 – 推薦Google 雲端工具
推薦給各位 Google 系列的雲端網路工具，雲端的好處是隨手可得，用手機、用電腦，不管人在哪裡都可以方便編輯、觀看。
發放統計人數的問卷時可以使用 Google問卷表單，表單的後台可以直接轉換成 Excel 表下載，或是類似 Excel的 Google Sheet ，相當便利，且能夠隨著填寫問卷的人，隨時更新。
表單中也可以自由增加頁面，並開立共同編輯的權限給隊友，先生太太更能夠在同一頻率上溝通。
盡力就好
最後，當你已經做完上述六項，但還是有許多大大小小的事情卡關，還是有許多賓客不願意配合、難以連絡。
面對別人與自己做事方式迥異、與我們的期待不相符時，我們心中常常燃起憤怒、感到失落、覺得力不從心。
這些情緒可能會讓我們開始後悔舉辦婚禮，甚至是與隊友和家人吵架，這些都不是你們所樂見的。
因此，事先可以給自己打個預防針、強心劑，當情況不如預期時，穩定自己的情緒，並告訴自己
「盡力就好」
「改變別人是最難的，不如先調整自己」
各位準新人辛苦啦！籌備婚禮雖然是個繁雜的過程，但也絕對是一生難忘的回憶噢！
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