婚禮顧問 │ 小管家─你不能忽略的綠葉角色!

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這篇文章在舊網誌就有分享過給大家了,但是龜毛的 Jennifer,在新網站一樣重新寫過一遍,用婚禮顧問的角度,以及在喜宴現場要「主持」的立場去描述「小管家」這個角色有多重要,特別的是,這篇文章也會寫「身為小管家」要注意的事項 (順便可以當工作室的教育訓練資料 XD )!歡迎大家分享我的文章,但請勿抄襲或複製文字。

小管家是誰?工作內容有哪些?

婚禮小管家又稱為場控,有些婚宴會館會稱為他們叫做婚秘,我們以最常見的名稱「小管家」來介紹,小管家的工作內容有:

(1)協助進場人員(花童、伴郎伴娘、主婚人、新人) 彩排

(2)協助進場人員(花童、伴郎伴娘、主婚人、新人)正式進場

(3)事前協助分配婚禮遊戲與活動的禮品

(4)婚禮進行中協助主持人進行所有的流程與活動

(5)協助新人敬酒

(6)協助新人送客

為什麼「小管家控場」很重要?

您可能會覺得為什麼這些主持人不能做?或覺得為什麼這些事項很重要?

對照上述工作事項(1)~(6)點,同樣列點跟大家說明。

(1)以我們的工作室為例,午宴會在上午11點彩排,晚宴會在下午17點彩排。彩排的時候,主持人會拿著麥克風在舞台上測試,並教進場人員如何走,如何進場,如何交手。但是「進場人員」通常不會在彩排的時間好好的準備好彩排,而是滿場跑、招呼客人,或是狀況外而不知現在要做什麼。這個時候就會需要小管家把「進場人員」依照「進場順序」集合起來。

如果主持人做這項工作會變成:主持人先跟音控確認好音樂流程、麥克風試音、再從台上跑到門口找這些所有要進場的「進場人員」,更常見的是找了A,B就會跑離開,好不容易找完之後,主持人又要跑回台上重新彩排,光是這樣往返、找人,就足以將十分鐘能解決的「進場彩排」拖延至半小時。

主持人的前置準備是為了「好好的主持」,將對新人的認識,對愛情故事的了解,對賓客屬性的安排,好好消化的時間。場控的事項,就應該由場控擔任。

(2)正式進場時,主持人理應在台上。因為多數婚宴會館的走道狹窄,主持人站在走道上只會礙到攝影師的拍攝。主持人站在台上還有一個很重要的因素:「凝聚注意力」。主持,不應該是沒人在聽的配樂。主持人的確是一個綠葉的角色,但是當拿起麥克風的同時,「就有抓住賓客注意力的責任與義務」。而站在台上的主持人,沒辦法到入口處看看這些「進場人員」是否排好隊,是否準備好,如果交付儀式爸爸想講話,是否已經帶著麥克風,新娘或新郎手上是否有拿好捧花,新娘的裙襬很難以行走,是否能夠讓新娘妥善進場,漂亮的禮服又能夠在走進場時攤開裙襬讓攝影師捕捉到畫面。主持人需要小管家在門口確認進場人員一切就定位,安心的將主持工作做好

(3)小管家的前置準備應該要把所有的禮品歸類。抽捧花有6位,是5份禮物還是6份禮物。依照遊戲順序將禮物分類,並放置於喜糖籃內。若宴會廳僅能提供2個喜糖籃,小管家更要思考,發完前兩籃禮物,接下來是否有空檔趕緊將剩餘的禮物放入。

例如有三個喜宴活動:先抽捧花、再玩花椰菜、最後玩椅腳禮。捧花禮物6項、花椰菜禮物6項,放置好兩籃,沒有多餘籃子放35個椅腳禮的禮物,就算發完捧花禮物、花椰菜禮物,這兩的空籃發完也來不及裝這35個椅腳禮禮物。如果來不及,就會讓得獎賓客都已經上台,主持人也帶玩遊戲了,但沒有禮物可以發放。像這樣的狀況非常常見,就是小管家要思考並且解決的事項。可能要跟宴會廳要托盤,鋪上雙層口布去盛裝這35份禮物,又或者請賓客不上台,逐桌敬酒再行發放禮物等等。

(4)同樣的道理,協助主持人在台上進行所有的活動。要發放禮物的時候遞上禮物,要遞上麥克風給致詞賓客的時候遞上麥克風,該收的時候收走,引導領禮物的賓客上台與下台。如果沒有小管家,會變成主持人在台上主持完,宣布得獎名單後,趕快一個箭步下台拿禮物,再到台上交給新人發放,發完之後還要把籃子再收下台,再指引領完禮物的賓客下舞台。主持人就應該好好主持,而不是疲於奔命於這些場控事項,舞台上有一個很忙碌的人一下主持,一下上上下下,這畫面也很奇怪吧?

(5)協助新人逐桌敬酒,以我們工作室而言,Jennifer都會親自帶領逐桌敬酒。小管家必須跟我一起看看現場的動線要怎麼走,很多的餐廳或宴會廳的格局古怪,排放桌次也未必有規律,許多的桌椅擁擠而難以行走,這些細節都是在逐桌敬酒之前要察覺的事項。方正的宴會廳而言,通常紅毯左右兩側就是桌次,以Z字型的方式進行敬酒。主持人在前,小管家殿後,顧著新娘的裙襬,攝影師拍照時蹲下而不入鏡。

(6)協助新人送客,當大家擠在廳房門口準備排隊到送客區時,能夠適時阻擋想插隊的客人(或是引領他們先行快速通過),讓想拍照的賓客能夠拍照,能夠等待的賓客能夠等待。而非亂成一團,想拍照的客人在拍照時,想插隊的客人一直在插隊、一直入鏡、想拍照的賓客就一直不能拍照,惡性循環,拖延賓客擠在送客區域的時間。適時地補充喜糖與放置部分的謝卡讓賓客拿取也是小管家的職責。

身為小管家要注意的事項

(1)事前的開會、前置的準備、對流程與新人的熟悉

以我們工作室而言,小管家事前需要跟主持人開過會,知道所有流程,所有應該清點的禮物種類與數量,新人的家庭狀況 (譬如父母離異,在進行彩排時就不一定要讓他們挽著手),預估遊戲道具的時間也很重要,舉例來說,伴郎要在身上各個部位綁上「計步器」進行遊戲。「將計步器綁在伴郎身上」的時間就不能太久,也不能綁一綁就掉了,或是計步器沒有歸零,這些都會影響到遊戲順不順利,如果綁計步器在身上綁太久,會讓氣氛有點冷掉,同時主持人就必須補話。完美的配合是迅速綁好計步器,音控依循指令下音樂,遊戲氣氛瞬間嗨到最高點!

如果主持人是火車,引領著流程的進行,小管家就是鐵軌,四平八穩的協助火車安全前進

(2)不要擋攝(錄)影師

小管家在進場的時候要協助新娘拉裙襬與鋪裙擺,但鋪完應該就要趕緊離開紅毯區域,從旁邊的客桌往舞台的方向前進,一直到新人要從主桌處「轉彎」上台時再協助「新娘與厚重的裙襬轉彎上台」。在交手儀式的時候應該要將新娘手中捧花收走,(這樣手空出來才能做交付儀式),收完捧花時也應該離開紅毯處,避免阻擋攝(錄)影師拍攝。當喜宴進場有交付儀式時,如果預先知道新娘可能會落淚,也應該將準備好的衛生紙給爸爸或新郎,而不是由小管家去幫新娘擦眼淚。保留畫面給主角們,是小管家一定要留意的事。

(3)外聘主持帶的小管家不應與婚宴會館本身小管家衝突

有的餐廳與婚宴會館,沒有所謂的「小管家」,只有「主桌小姐」。主桌小姐因為要照顧主桌貴賓,將每道餐點分菜,所以比較無暇兼顧「場控」事項。喜宴進場的時候,會停止出菜,讓走道空出來給新人進場。但是接下來的活動與遊戲時間,很有可能會繼續上菜,當台上正在玩遊戲,但是台下有餐點需要主桌小姐進行分菜,此時主桌小姐就無暇顧及(或是並不知道)場控事項。

然而也有些飯店或婚宴會館,會有一位婚企,一位小管家,一位主桌小姐。職責分配清楚,訓練有素。外聘主持帶的小管家應該與飯店的小管家一起分配好工作。例如:請飯店小管家協助總舉杯時遞上酒杯,逐桌敬酒時協助照顧裙擺,其餘舞台協助主持人的事項則由跟主持人開過會,默契較好的外聘小管家進行協助。而不是因為職責相近而互相搶著做工作。我們服務的是同一組客人,彼此尊重,互相配合,完成新人的婚禮是首要任務!

因為不知道每一場婚禮,會遇到怎麼樣的餐廳、飯店、婚宴會館。是遇到沒有訓練過的工讀生妹妹,還是很盡責的小管家,所以我們都堅持「專案一定會包括一名小管家擔任場控,一名音控,還有主持人」,讓我們不管今天是在哪一種場地,遇到哪類型的工作人員,都能保有喜宴品質!

Jennifer 從創業的第一場婚禮以來,只要是工作室接的 Case ,就沒有販賣單一主持人的服務,當然這樣會比較難賣,所以不斷地寫文章、PO粉絲團,告訴大家「這些看起來很綠葉,盡心盡力的小角色,對喜宴(或活動)的進行有多重要!」

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