婚禮顧問 │ 總招待-你不能忽略的重要角色!

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繼昨天介紹小管家的文章,今天要跟大家分享很重要卻很常被忽略的「總招待」。一場喜宴除了付費聘請的專業人員之外,也需要請家人或朋友擔任「招待們」,其中,需要一位「總招待」,總招待的角色很像是新娘的代理人,也會是喜宴當天跟宴會廳、廠商們溝通的重要橋梁!不過,總招待畢竟是「朋友幫忙」的性質,忙碌的時間大約是在喜宴開桌之前,開桌之後還是能夠正常的入席吃飯,無須太緊張!總招待的合適人選可以是家人或是朋友,如果是家人,建議不要是父母因為父母當天也算是主角們,還需要招呼親友和彩排,甚至要進場,會太過忙碌。總招待的人選可以是姐妹、兄弟、伴郎伴娘等 (需要精明幹練!)。以下來介紹總招待在喜宴當天的任務。

上圖就是六月喜宴中與總招待討論事項的畫面,總招待的照片真的不好找,可見這個角色真的很綠葉呀!新人記得要好好謝謝這些家人朋友的幫忙~

總招待的任務

(1)跟招待們一起帶位

總招待與招待們在「喜宴前」應該要看過大致上的桌圖與座位分配,大桌數的喜宴,可以分區域分配招待,在帶位的時候會更有效率。常見的桌次分配是「每桌分配」,例如這桌會坐「公司同事」。但是如果喜宴桌數眾多,或是希望更有效率引領客人,可以做「每位分配」,請新人喜宴前用Excel表分配每一位賓客應該要坐在哪一桌,當賓客抵達時,可以直接報名字給招待人員,加快帶位。

小提醒

– 喜宴前兩個月統計人數,並設定好「最終統計時間」,盡量讓賓客們能夠在時間內答覆是否出席,以及會攜帶多少位家眷。

– 喜宴前一個月發放喜帖,再次確認人數與桌數,回報給宴會廳的窗口,請宴會廳繪製空白桌圖,以利客人開始進行桌次或座位的分配。

– 喜宴前一周確認桌數是否有要變動,並回傳給宴會廳已經安排好的桌圖,同時告知長輩桌數人數已定,請委婉拒絕新增的賓客,以免爆桌。爆桌會讓費用增加、桌次安排更為擁擠、甚至放不進原場地,需要開別的廳房或是包廂。但是被安排到別的廳房或包廂的客人,就會看不到主廳房進行的一切活動和遊戲。以上的時間是參考值,詳細時間請務必跟宴會廳窗口確認喔!

– Jennifer知道寫得容易,實行起來很困難,就請各位新人盡量統計,盡可能地與長輩與宴會場地窗口溝通好!

(2)將主桌長輩帶入坐

傳統而言,主桌需要「坐滿」,喜宴才能開始。建議新人事前先跟總招待說明「入坐主桌的長輩有哪些」,喜宴開始之前,要請總招待將主桌的長輩請入坐。許多長輩並不知道他們要坐主桌,或者不好意思自己先去坐。主桌沒坐滿,喜宴沒辦法準時開始,就會延誤開場時間。

小提醒

– 主桌坐滿的定義是不包括新人、「要進場」的主婚人。因為新人與主婚人要進場,會先在門外等待,所以這幾個位置空著是沒有關係的。

(3)將喜宴中需要使用的道具、禮物交給主持人

若喜宴有活動與遊戲的贈品,請新人事先將禮贈品分類好,裝成一箱,當天請總招待將這一箱禮贈品交給主持人。以我們工作室為例,午宴上午10點~10:30就會抵達場地,此時新娘可能還在換裝,或者還在進行儀式。所以我們就會先跟總招待核對禮物種類、數量,開始進行喜宴的前置準備。

(4)與宴會廳窗口核對桌數

這一項可以說是「重責大任」,因為攸關金額的多寡。總招待應該在喜宴快要開始之前 (大約是10至15分鐘之前),跟餐廳窗口核對開桌桌數,以及預備桌是否要開桌。常見的喜宴計費方式是「保證桌數」一定會計費,「預備桌」是有開才計費,不開則不收費。所以總招待要看看桌次是否都有坐滿,及是否有開預備桌的必要。

(5)提供尾款給喜宴相關工作人員

新娘忙著進行喜宴流程,換妝髮,有的時候一場喜宴要換三套,連吃飯的時間都沒有了。Jennifer 建議「發尾款給工作人員」這件事也交給總招待。喜宴之前,請新人將不同廠商的尾款分別放入紅包袋,並在紅包袋上方寫上廠商名稱,喜宴當天交給總招待發放給廠商們。

小提醒

– 以我們工作室為例,尾款是在逐桌敬酒之後,換第三套禮服時請款,如果總招待能夠發放尾款,我們就不用到休息室打擾新娘換妝的時間。

總招待的角色很像是新娘的代理人,喜宴當天,光走流程與忙碌的換妝髮就夠忙了。還會有非常多的親友到休息室跟新娘寒暄、聊天、拍照,新郎當然也不得閒,穿梭在會場招呼親友。Jennifer 誠心建議新人們,「把工作分配出去」事情千萬不要都攬在自己身上,會忙到很焦慮又緊張,你們的大日子,好好當國王皇后吧!

以上五點是總招待大致上的工作內容,其實,比較忙碌的時間只有在「喜宴開始之前」,工作的項目也很簡單,不用太緊張,喜宴正式開始的時候也可以入坐好好吃飯。但新人們別忘記包一個小紅包給總召,感謝他的幫忙,也讓他沾沾喜氣 😛

Photographer//Doris Liao


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