統計出席人數-籌備婚禮必經的痛苦過程

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從學生時期舉辦社團活動,到出社會統計客戶人數,再到婚禮統計賓客數量。

只要有辦過活動、籌備過婚禮的人一定能懂,「統計出席人數」、「調查出席意願」,是最令人生厭的必經過程。

「不確定能否出席」、「傳了訊息卻已讀不回」、「傳了訊息總是未讀」、「已讀卻總是半夜才回」、「在Deadline之前永遠無法拿定主意的人」、「說要出席卻大遲到」、「沒有受邀卻硬是要來」……

與人有關的問題總是特別棘手、特別麻煩。

讓在婚禮上身經百戰的我們,給你一些統計喜宴出席人數的小小建議。

 

與錢有關-確認喜宴會場的低消與最高容納桌數

第一點,是最基本也是非常重要的一點。

首先,先確認好喜宴會場的「低消」,需要幾桌才能達到低消,倘若桌數不足,是否能夠用提高餐價彌補?

相對的,場地最高容納桌數是幾桌,會不會太過擁擠,賓客的椅子拉開後是否還有逐桌敬酒的空間、宴會廳上菜有沒有問題。

喜宴會場是否有提供「預備桌」還是「寄桌」的服務?若有,是幾桌,相關規定是什麼?

 

最壞打算-爆桌怎麼辦?

第二點,了解基本桌數之後,請先做最壞打算:爆桌。

萬一爆桌的話,該婚宴場地是否還有其他容納空間?例如開立隔壁廳房,或者移動部分賓客到其他廳房、其他包廂。

又或者需要擺放到廳房外面走廊上,甚至是「完全沒有辦法處理爆桌的狀況」,這些都需要瞭解清楚。

爆桌是最糟糕的狀況,除了容納不下之外,也會讓影響到出餐速度、出菜狀況、甚至造成喜宴的流程延遲,請新人們務必抓緊人數,統計清楚人數。

 

分門別類-桌數分開統計

第三,請將男方與女方的桌數分開統計,新郎新娘各自邀請朋友,更能掌握狀況。此外,若有大量的共同朋友,請新人事先分配好誰來邀請,該算哪邊的朋友,喜宴當天該如何收禮金?

與長輩們的朋友分開統計,請讓爸爸媽媽自行統計他們想要邀請的親戚朋友們。不論是禮貌上、掌握狀況的程度上,這樣的分配會比較恰當,也能讓長輩們多了一些參與感。

 

Step By Step-擬定時間軸

第四,以我們的經驗給予大家一個大致上的統計賓客人數的時間軸。

1. 婚禮前半年,可以開始放消息,請朋友們留時間。並提醒長輩開始邀約朋友囉!

2.婚禮前3個月,使用通訊軟體(FaceBook、Line、Whatsapp等)開始詢問並統計人數。

提醒長輩需要抓大致上的桌數、人數。

3.婚禮前2個月,依照上述統計結果估計喜帖數量,挑選喜帖廠商。

製作網路問卷,確認詳細的出席人數、是否攜家帶眷、家人是否吃素、是否有幼兒需要特別準備兒童座椅。
此時,再次的提醒長輩們需要報大概的出席人數,好發放喜帖。

4.婚禮前1.5個月,發放喜帖。發放後請通知客人們留意信箱,並再次強調務必準時出席,提醒長輩喜帖發放之後要統計確切的人數與桌數了!

5.婚禮前1個月,一一「打電話」確認出席狀況。是否攜伴參加、是否食用素食、是否有嬰幼兒需要準備兒童座椅或兒童餐具。

請長輩們協助打電話確認他們所邀約的親友,並告知長輩「爆桌的嚴重程度」、「爆桌的沒有面子」、「爆桌的延遲用餐」。

用餐。

 

調整心情

第五,說起來簡單,做起來很難。請新郎新娘平均分配婚禮的所有事宜,並肩作戰、互相支持。

籌備婚禮很煩,所以更需要彼此並肩作戰,一起努力,並時時提醒對方調整心情。

當心情已經在崩潰邊緣時,請暫停籌備婚禮的所有事項。

當統計人數已經在快要暴怒的火線上時,請暫停統計。

等待心情稍稍平靜後,在一項項、一位位追蹤出席狀況。

難以連絡、訊息總是很晚回覆的朋友,請新人直接打電話給他,當打電話時,相信你的氣也已消一半。

面對總是猶豫不決,無法確認出席與否、出席人數的這類優柔寡斷的朋友。

請直接告知他「你所面臨的難處」(也就是他這樣會造成你們什麼樣的困擾)

「我知道你很忙,但如果我們x月x號沒辦法確認人數,會造成我們沒辦法安排其他賓客的桌次,宴會廳也沒辦法拿到準確的座位數量,會影響到其他人、會影響到我們喜宴的總金額結算,可不可以請你也幫助我們,讓我們的婚禮能夠更順利些呢?」

 

善用工具-推薦Google系列的網路工具

推薦給各位 Google 系列的雲端網路工具,雲端的好處是隨手可得,用手機、用電腦,不管人在哪裡都可以方便編輯、觀看。

發放統計人數的問卷時可以使用 Google問卷表單,表單的後台可以直接轉換成 Excel 表下載,或是類似 Excel的 Google Sheet ,相當便利,且能夠隨著填寫問卷的人,隨時更新。

表單中也可以自由增加頁面,並開立共同編輯的權限給隊友,老公老婆更能夠在同一頻率上溝通。

 

盡力就好

最後,當你已經做完上述六項,但還是有許多大大小小的事情卡關,還是有許多賓客不願意配合、難以連絡。

面對別人與自己做事方式迥異、與我們的期待不相符時,我們心中常常燃起憤怒、感到失落、覺得力不從心。

這些情緒可能會讓我們開始後悔舉辦婚禮,甚至是與隊友和家人吵架,這些都不是你們所樂見的。

因此,事先可以給自己打個預防針、強心劑,當情況不如預期時,穩定自己的情緒,並告訴自己

「盡力就好」

「改變別人是最難的,不如先調整自己」

 

 

禮拜一又是一週的開始,希望這篇文章可以帶給辛苦籌備婚禮的你妳,一點方向,一些溫暖,一股力量!

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